Parteneriatele dintre companii, colaborările cu furnizorii și contractele pentru servicii de marketing sau comunicare pornesc adesea de la discuții, oferte și termene agreate pe e-mail. Când lucrurile se mișcă repede, documentele pot părea o formalitate. În realitate, câteva verificări făcute înainte de semnare pot preveni neînțelegeri și întârzieri mai târziu.
Clarifică cine semnează în numele companiei
Primul pas este verificarea identității părților și a persoanelor care le reprezintă. În cazul unei firme, este important să fie clar dacă persoana care semnează are dreptul să își asume obligațiile respective. Dacă semnarea se face printr-un reprezentant, trebuie verificat ce document justifică această calitate și dacă împuternicirea acoperă actul în cauză.
Citește contractul dincolo de preț și termen
Valoarea contractului și data livrării sunt importante, dar nu sunt singurele elemente care contează. Înainte de semnare, părțile ar trebui să înțeleagă exact ce servicii se livrează, cum se aprobă rezultatele, ce se întâmplă dacă apar modificări și în ce condiții poate înceta colaborarea. Pentru proiectele de comunicare sau marketing, merită clarificate și drepturile de utilizare asupra materialelor, responsabilitatea pentru furnizarea informațiilor și procedura de acceptare a livrabilelor.
Verifică anexele și documentele menționate
O ofertă, un calendar de livrare sau o anexă tehnică pot deveni relevante pentru interpretarea obligațiilor asumate. De aceea, documentele la care face trimitere contractul ar trebui să fie disponibile și identificate fără ambiguități. Dacă anumite condiții au fost convenite în conversații separate, este mai sigur să fie integrate în documentația contractuală, în loc să rămână doar în mesaje disparate.
Când poate fi utilă o procură sau autentificarea notarială
Nu orice contract comercial trebuie autentificat la notar. Forma necesară depinde de tipul actului și de cerințele legale aplicabile. Totuși, pot exista situații în care o persoană nu poate participa personal și este nevoie de o procură, ori acte pentru care legea impune o anumită formă. Înainte de a programa semnarea, este util să fie clarificat ce documente sunt necesare și dacă există cerințe speciale privind forma sau reprezentarea.
Dacă este necesară o împuternicire sau o altă procedură notarială, cerințele trebuie verificate în funcție de scopul concret al actului. O listă de documente pregătită din timp poate evita deplasările repetate, însă nu înlocuiește analiza situației particulare.
Un proces simplu de verificare înainte de semnare
Pentru colaborările recurente, companiile pot folosi o listă scurtă de control: identitatea părților, dreptul de reprezentare, obiectul și termenele contractului, anexele, condițiile de modificare și încetare, precum și forma juridică necesară. În funcție de valoarea și complexitatea colaborării, poate fi indicată și verificarea de către un specialist juridic.
Pentru mai multe informații despre documentele necesare și pașii unei proceduri notariale, consultați notar-sector6.ro.